Circulair inkopen voor beginners

Grondstoffen raken op en met het overmatige gebruik van fossiele brandstoffen brengen we onze toekomst in gevaar. Vervuiling van land, lucht en water is aan de orde van de dag in een economie waar we het gemak van wegwerpproducten, van koffiebeker tot telefoon, hebben omarmd. Na een kortstondig gebruik, gooien we het weg. Maar dat weggooien, daar moeten dus vanaf.

Om ervoor te zorgen dat we geen afval meer produceren, wil Nederland in 2050 een volledig circulaire economie hebben. Maar wat houdt dit eigenlijk in en hoe pak je dat aan als bedrijf of organisatie? In dit artikel gaan we in op wat circulariteit inhoudt en waar je rekening mee moet houden als je circulair wilt inkopen.

Circulariteit als uitgangspunt

Circulair betekent dat de grondstoffen om producten te maken, blijven circuleren. Dat verklaart ook meteen de term circulariteit.

Zoals we nu leven, heeft een product een lineaire levensloop. We produceren een product, gebruiken het en gooien het weg. In een circulaire levensloop is het uitgangspunt dat alle grondstoffen uit dat product weer gebruikt worden. Daar zijn verschillende manieren voor. Je kunt bijvoorbeeld een product in zijn geheel opnieuw gebruiken (Re-use), de onderdelen uit elkaar halen en voor een ander product gebruiken (Recycle) of je kunt het product een nieuw doel geven (Repurpose). (zie afbeelding)

Circulariteit integreren in jouw organisatie betekent dat je op een nieuwe manier moet gaan kijken naar het product en naar het gebruik van het product. Ook vergt het een mind shift van afval verminderen naar afval voorkomen. Want het voorkomen van afval is natuurlijk altijd beter dan verminderen.

Inkopen met oog op de toekomst

Voor het inkoop- en aanbesteedproces is het een geheel nieuwe manier van werken. Waar je nu eenvoudig inkoopt waar behoefte aan is en waar de prijs als uitgangspunt wordt genomen, ga je nu kijken naar het product en de achterliggende behoefte waar het product aan moet voldoen.

De stappen die je gaat doorlopen zullen anders zijn dan je gewend bent en er zal behoefte zijn aan ruimte en creativiteit. Onthoud altijd goed het uitgangspunt: Zo min mogelijk afval veroorzaken bij het inkopen, het gebruiken en de beëindiging van het gebruik van het product.

Als inkoper kun je de volgende stappen doorlopen:

Stap 1:  Breng in kaart waar behoefte aan is.

Bij aankoop van meubilair kun je de vragen stellen: is er niet genoeg meubilair of is het huidige meubilair niet meer netjes of functioneel? Met deze stap kun je je afvragen of er van de inkoop kan worden afgezien door creatief om te gaan met wat er al is. Bijkomend voordeel kan zijn, dat de kosten lager uitvallen bij reparatie dan nieuw bij inkopen. Ook breng je bij deze stap in kaart wat de producteisen moeten zijn voor de gebruiker, zodat je deze goed kunt matchen met de circulaire producent, wanneer inkopen onvermijdelijk blijkt.

Stap 2: Welk product moet er worden in gekocht?

Nu je weet waar behoefte aan is, kan er gekeken worden naar het product zelf en de eisen die je stelt aan de functionaliteit en circulariteit. Zijn er bijvoorbeeld mogelijkheden om gebruikte producten aan te schaffen? En welke eisen gaan we stellen om ervoor te zorgen dat de grondstoffen van het product na de gebruiksduur niet op de afvalberg belanden? Een ander belangrijk punt wat kan worden meegenomen in deze stap, is de levensduur van een product. Is het bijvoorbeeld mogelijk om deze te verlengen door de producten te laten onderhouden?

Stap 3: Waar ga je de gewenste producten inkopen

De eisen waar de inkoop en het product aan moeten voldoen, staan vast, maar het kan zijn dat je op zoek moet naar een geschikte leverancier. Bijvoorbeeld wanneer je de keuze hebt gemaakt voor tweedehands producten met een onderhoudscontract of de mogelijkheid om producten terug te leveren zodat er nieuwe producten van kunnen worden gemaakt. Of misschien wil je wel alle drie! Het kan heel goed zijn dat deze leverancier niet bestaat, maar dat er wel verschillende partijen zijn, die samen aan jouw wensen kunnen voldoen. Hier komt een belangrijk kenmerk van circulair om de hoek kijken: ketensamenwerking.

Stap 4: Hoe richt je het inkoopproces in?

Het inkoopproces van het product zal in een circulair inkoopproces ook anders zijn, dan in een lineair inkoopproces. Het is noodzakelijk dat je kijkt naar alle fases van het gebruik van het product en de fases van het leven van een product. Van ontwerp van het product naar het eindpunt, wat ook weer een beginpunt moet zijn. Als inkoper kun je in elke fase een keuze maken. Zo kun je een producent kiezen, die al bij het ontwerpen rekening houdt met jouw wensen of je kunt met meerdere partijen in gesprek om de gewenste uitkomsten voor elkaar te krijgen. Het gaat dus meer over de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer(s) dan over de transactie.

Circulair inkopen in jouw organisatie?

Starten met circulair inkopen begint met uit je comfortzone stappen en het aannemen van een pro-actieve rol. Er kunnen angsten spelen rondom kosten of contracten die al afgesloten zijn. Besef dat circulair niet duurder hoeft te zijn dan lineair inkopen en dat je altijd in gesprek kunt gaan met de huidige leveranciers, vaak zijn ze al veel verder dan je zelf zou denken. Mochten er geen grote stappen gezet kunnen worden, dan zijn kleine stappen een goed begin. Op weg naar een circulaire economie en leefbare toekomst ligt ook in de handen van een inkoper!